1. Tại sao cần công văn xin nghỉ phép?
Đảm bảo tính minh bạch, công khai trong công việc.
Giúp cấp trên nắm bắt thông tin để sắp xếp nhân sự thay thế.
Là cơ sở pháp lý trong việc tính chế độ, quyền lợi của người lao động.
2. Nội dung cơ bản của công văn xin nghỉ phép
Một công văn xin nghỉ phép thường bao gồm:
- Quốc hiệu và tiêu ngữ (“CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM – Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”).
- Tên công văn: “Công văn xin nghỉ phép”.
- Kính gửi: Lãnh đạo đơn vị/cơ quan trực tiếp quản lý.
- Thông tin người xin nghỉ: Họ tên, chức vụ, đơn vị công tác.
- Thời gian xin nghỉ: từ ngày… đến ngày…
- Lý do xin nghỉ: công tác, ốm đau, gia đình, cá nhân…
- Cam kết bàn giao công việc trong thời gian nghỉ.
Ví dụ:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
CÔNG VĂN XIN NGHỈ PHÉP
Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty TNHH ABC
Tôi tên: Nguyễn Văn A, Chức vụ: Nhân viên Phòng Hành chính.
Nay tôi xin phép được nghỉ từ ngày 01/10/2025 đến ngày 05/10/2025 (05 ngày) vì lý do cá nhân. Trong thời gian nghỉ phép, tôi sẽ bàn giao công việc cho đồng nghiệp Nguyễn Thị B.
Kính mong Ban Giám đốc xem xét và chấp thuận.
Người làm đơn
Nguyễn Văn A
4. Lưu ý khi soạn công văn xin nghỉ phép
Ngôn ngữ ngắn gọn, lịch sự, đúng chuẩn hành chính.
Gửi công văn trước thời gian nghỉ tối thiểu 3 – 5 ngày.
Có chữ ký xác nhận của người xin nghỉ và người quản lý trực tiếp.
Như vậy, một công văn xin nghỉ phép không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn giúp đảm bảo quyền lợi của bản thân và lợi ích chung của tập thể.